En esta entrada voy a hablar de los diferentes tipos de control: prealimentación, concurrente y retroalimentación.
Prealimentación:
Se dice que es el tipo de control
mas deseable ya que sucede antes de la actividad real, o sea es un tipo de control
preventivo que hace que se eviten muchos problemas que pueden ser detectados
para impedir daños o accidentes
posteriores. La clave es implementarlos antes de que el problema se presente,
de esta forma se pueden prevenir para no tener que corregirlos después ya que
esto podría implicar gastos innecesarios por falta de un control previo.
Como un ejemplo real de lo que es
este tipo de control aplicado a una empresa, mis compañeros de Teoría
Administrativa y yo entrevistamos a la Lic. Milagro Acuña Valerín, administradora
de FUNDATEC para preguntarle como aplican este tipo de control en su empresa y
ella nos dijo que Previo al pago de planilla se realiza una revisión de todas
las solicitudes de pago, se revisa que cumplan con todos los requisitos,. Si
todo se cumple, se procede con el nombramiento, de contrario no se tramita.
Esto demuestra como se aplica
este control en una empresa para evitar problemas posteriores y es un claro
ejemplo de prevención.
Hay muchas acciones que las
empresas pueden tomar, estas dependiendo de a lo que se dediquen y a las
medidas que deben tomar de acuerdo a sus necesidades.
Concurrente:
Este tipo de control
es el que sucede mientras las actividades estén en curso, por ejemplo la
supervisión que se hace en las empresas para verificar que los procesos se
estén llevando a cabo correctamente, este es muy importante ya que se pueden
corregir problemas antes de que se hagan mas grandes o impliquen demasiados
costos.
Como ejemplo de una
empresa real continuare con la entrevista que se le hizo a la Lic. Acuña que al
preguntarle como aplican este tipo de control nos dijo que una vez generada la
planilla, se verifica que todos los pagos estén respaldadas por una acción de
personal y se verifica que cada funcionario tenga las deducciones correctas.
Si existiese un pago
en el listado que no está respaldado por una acción, o bien una deducción no
justificada, se devuelve al encargado para que pueda corregir el error o buscar
los documentos o acción que respalden el pago o justificar la deducción.
Hasta que esto no esté resuelto no se paga la planilla.
Retroalimentación:
Este tipo de control es el que se
da después de realizada la actividad, por decirlo así son las enseñanzas que
quedan. Es importante que los otros dos controles antes mencionados se apliquen
para que no sea necesario este.
La retroalimentación brinda
información importante de cómo fueron realizados los procesos y de sus
debilidades y fortalezas durante la realización.
A partir de aquí se pueden hacer
nuevos planes y tomarlo como motivación para mejorar las actividades de la
empresa.
A la hora de preguntarle a la
administradora de FUNDATEC como aplican este tipo de control ella nos dijo que una
vez pagado, se verifica que el total de pagos realizados por banco coincida con
el total del listado la planilla, para garantizar que a todos los
trabajadores se les pagó. Si por alguna razón estos datos no coinciden se
investiga qué fue lo que pasó y se corrige el error.
Si hay errores esta empresa y
muchas otras corrigen sus errores y aprenden de ellos.
Reflexión:
¿Por qué es importante el control?
En mi opinión la base
para el éxito de una empresa es controlar todos los procesos que se realizan,
si se controlan los procesos se prevén muchos problemas y la estabilidad económica
será mucho mejor si se evitan.
Cuando se controla se
tiene un mejor manejo de la organización y esta influye en la percepción que
tienen los clientes de la empresa. Además permite que los recursos de la
empresa se utilicen de la manera mas eficiente y eficaz.
El control en mi
opinión no solo va ligado a la empresa, sino también a las personas que la
dirigen, un buen control personal de los gerentes ayudara a un mejor control de
la empresa, también juega un papel importante la motivación que se tenga en
general de los empleados y la implementación de buenos líderes.
Además cuando se
cometen errores y se aprende de ellos, es cuando las empresas mejoran e
implementan nuevos procesos, pero también hay organizaciones que cometen el
mismo error muchas veces y no se corrije porque no se acepta ni se toma en
cuenta para cambiar lo que no esta funcionando en la compañía. Esta es una de las razones por las cuales el control es fundamental en una empresa para llegar al
